Employer of Record - Le guide complet pour votre entreprise

Author

Claudia Trogisch Eyzquerra

Estimated reading time

8 min

Publish date

Apr 15, 2021

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REMOTE WORK
Table of Contents:

Dans la création et le développement d'une entreprise internationale, l'embauche de personnel basé à l'étranger est presque inévitable. 
Cela peut devenir un casse-tête pour de nombreuses organisations, car un grand nombre de pays exigent d’établir une entité juridique locale pour couvrir certains sujets tels que la paie et les lois fiscales spécifiques au pays afin d'opérer en toute conformité. Ce qui est coûteux et chronophage.

À moins que vous ne mettiez en place un modèle d’Employer of Record (EoR).

Qu'est-ce qu'un Employer of record(EOR) ?

Pour faire simple, un Employer of Record est une organisation tierce qui prend en charge les tâches liées à l'embauche à l'étranger. 

Cependant, un EOR ne recrute pas. Il intervient dans le processus une fois le candidat idéal trouvé. En partageant toutes les informations nécessaires, un EOR s'assure que le client agit en toute conformité et évolue dans la sécurité du cadre qui lui est fourni. Ce cadre couvre des informations telles que les salaires minimums, les conventions collectives, les impôts, les cotisations sociales et les différentes charges suivant les réglementations locales du pays où le talent sera employé.  

De plus, un EOR est l'employeur attitré du travailleur sans pour autant exercer de rôle de management à son égard. L'employeur d'origine est celui qui prend les décisions concernant la rémunération, les fonctions du poste, les projets et les licenciements.


Cinq cas de figure pour engager un EOR

Un EOR présente de nombreux avantages majeurs pour votre entreprise. En fonction de vos objectifs et défis personnels, un EOR peut cibler ces domaines et vous aider à assumer ces tâches.

Dans la plupart des cas, une entreprise sera en mesure de tirer le meilleur d'un EOR lorsqu'il s'agira de faire face à la complexité et au risque de conformité d'un nouveau marché étranger.

Voici cinq cas de figure dans lesquels votre organisation bénéficierait d'un Employer of Record :

1. L’expansion sans entité juridique

Lors d'une expansion, la mise en place d'une entité locale au moyen d'une société et d'une immatriculation peut prendre beaucoup de temps et s'avérer coûteuse. En effet, elle nécessite une expertise et une connaissance des caractéristiques juridiques du nouveau pays pour respecter les réglementations.

Ici, un EOR internationale semble être la meilleure alternative, car elle aide l'entreprise à gérer les salaires ainsi que les exigences en matière d'emploi et d'immigration du pays d'accueil. L'EOR serait un intermédiaire entre l'entreprise cliente et le cessionnaire, contribuant à assurer la conformité grâce à son réseau et son expertise.

2. Recruter à l'international : facilement et en toute conformité

La popularité croissante du remote a éliminé les barrières géographiques, facilitant l'accès aux talents mondiaux. C'est une excellente occasion pour les entreprises d'améliorer leur politique de diversité en termes de genre, de handicap et bien plus encore, mais aussi en termes d'ethnicité et d'origine, puisque les employés n'auront pas besoin de déménager pour travailler pour votre organisation. 

Une étude menée par le Boston Consulting Group a démontré qu'une stratégie de diversité solide est un moteur d'innovation clé, augmentant les bénéfices jusqu'à 19 %.

Cependant, ce modèle apporte de nouveaux défis tels que la conformité de l'entreprise avec une main-d'œuvre décentralisée. Un Employer of Record peut vous fournir les informations nécessaires et le cadre juridique pour s'assurer que vous agissez conformément à la législation locale. 

3. La transition vers le remote en priorité

Un nombre croissant d'employeurs explorent la possibilité de devenir une organisation hybride, voire une organisation fonctionnant d'abord en remote. Une étude récente menée par McKinsey a démontré que la pandémie a accéléré la tendance au travail à distance, les entreprises prévoyant de passer à des espaces de travail plus flexibles. En outre, dans une autre étude de McKinsey, le pourcentage de cadres interrogés ayant déclaré que « au moins un dixième de leurs employés pouvaient travailler à distance deux jours ou plus par semaine » a presque doublé, passant de 8 % à 15 %, entre le début et la fin de la pandémie.

Il s'agit cependant d'un processus complexe qui nécessite de nombreux changements au sein de votre organisation en termes de RH. Les questions liées à la conformité seront plus nombreuses, puisqu'il faudra tenir compte du cadre juridique des pays où se trouvent vos employés, notamment en ce qui concerne la conformité au droit fiscal et au droit du travail, la sécurité sociale et la protection des données.

Avec un EOR, votre entreprise pourra tester cette approche avec un nombre réduit de salariés. Cela se traduirait par une transition en douceur et par d'importantes économies de temps et d'argent.

4. Transformer vos freelances en salariés

De nombreuses entreprises profitent d'une main-d'œuvre alternative avec des indépendants et entrepreneurs. Pourtant, vous pourriez envisager de convertir des indépendants en employés pour réduire le taux de rotation de votre organisation et avoir plus de contrôle sur les heures de travail. Vous pourriez aussi éviter les problèmes de conformité, les erreurs de classification qui peuvent vous exposer au risque de devoir rembourser des arriérés d'impôts et de prestations, sous peine de pénalités sévères.

Certains pays ont instauré une nouvelle législation ou mis à jour la législation existante concernant les erreurs de classification, comme le Royaume-Uni avec l'IR35, qui veille à ce que « les travailleurs, pouvant être considérés comme des employés s'ils étaient embauchés directement, paient globalement les mêmes impôts sur le revenu et les mêmes cotisations d'assurance nationale que les employés ».

Un EOR peut vous aider à retenir ces talents et vous épauler dans la planification à long terme de vos effectifs, y compris la période de transition et les processus RH nécessaires pour respecter la réglementation.

5. Offrir plus de flexibilité à vos employés

Global Studies par ManpowerGroup indiquent que 30 à 40 % des employeurs dans le monde ont connu une pénurie de talents en 2006, avec une tendance à la hausse depuis 2009.  Cet enjeu place le recrutement des talents ainsi que leur rétention au premier plan.

À la sortie de la pandémie, offrez aux employés autant de mobilité, de liberté et de flexibilité que possible. Si un employé envisage de déménager dans un autre pays, ne le laissez pas partir pour cette raison. Le fait de pouvoir conserver vos talents, même s'ils décident de partir à l'étranger pour une durée indéterminée, permet non seulement de réduire votre taux de rotation, mais aussi de consolider votre image de marque d'employeur et donc d'attirer les talents.

Un EOR sera en mesure de vous accompagner tout au long du processus, en prenant en charge le droit du travail, les différences de paie et d'autres aspects à prendre en compte pour respecter les réglementations.

Employer of Record VS Organisation professionnelle d'employeurs (OEP)

Bien que les organisations d'Employer of Record et les organisations d'employeurs professionnels agissent toutes deux comme une extension de votre entreprise, il existe quatre différences clés : 

Remplacez-vous ou complétez-vous ?

Un PEO prend en charge la plupart de vos fonctions liées aux RH, remplaçant presque votre service RH. Ces fonctions incluent l'intégration des employés, les licenciements, l'assurance maladie, les impôts, etc. tout en mettant vos employés sur sa masse salariale.

Avec un EOR, vous n'externalisez qu'une partie du travail RH, ce qui facilite la vie de votre service RH. De plus, dans ce modèle, vous ne mettez qu'une partie des employés et de votre entreprise sur sa masse salariale.

Le nombre d'employés

Alors que la plupart des PEO nécessitent un nombre minimum d'employés, généralement entre 5 et 10, ce n'est généralement pas le cas des EOR. La raison principale réside dans le fait que les organisations d'Employer of Record sont souvent utilisées pour des effectifs fluctuants ou basés sur des sous-traitants. Ceci est particulièrement utile lorsque vous employez des sous-traitants sur une courte période, car sans EOR, votre service RH se doit d'avoir une expertise en droit du travail international. Un Employer of Record couvre toutes ces lois, en s'assurant que les taxes et les assurances soient conformes.

Couverture de l'assurance

Alors que les EOR fournissent une responsabilité générale ainsi qu'une indemnisation des accidents du travail, en veillant à ce que les employés de leur masse salariale soient couverts en cas de dommages, les PEO peuvent vous demander de fournir votre propre assurance. 

Immatriculation d'entreprise

L'un des plus grands avantages d'un EOR réside sans doute dans le fait qu'il n'est pas nécessaire de créer une succursale locale à l'étranger. Un Employer of Record vous permet d'embaucher dans le monde entier sans avoir besoin d'immatriculer votre entreprise dans un pays spécifique. Un PEO ne pourra pas prendre cela en charge pour vous.


Employer of Record VS Organisation internationale de l'emploi (GEO)

Pour faire simple, un GEO est une structure globale qui utilise des EOR dans chaque région où l'organisation emploie du personnel.

La GEO joue un rôle de surveillance, en veillant à ce que l'EOR respecte toutes les échéances et que la conformité soit assurée. Ensuite, l'EOR commence à s'impliquer et à s'occuper du recrutement et de la paie du client une fois que le GEO a terminé les entretiens initiaux. 

Bien qu'un EOR ne recherche pas les talents pour votre entreprise, un GEO peut examiner les talents locaux de chaque nouveau pays.


L'avenir de l'emploi mondial grâce à un Employer of Record

En fin de compte, que vous choisissiez un GEO, un PEO ou un EOR dépend des besoins et des objectifs futurs de votre entreprise.

Les avantages de l'utilisation d'un modèle EOR deviennent évidents lorsque vous regardez à quel point il est long et coûteux d'établir une succursale locale à l'étranger. Un EOR se charge d'assurer une intégration conforme de l'employé et vous fournit un cadre qui garantit à votre entreprise de rester aussi conformes que possible lorsque vous embauchez des travailleurs à l'étranger, ce qui vous permet de vous concentrer sur les objectifs futurs de votre entreprise.

WorkMotion

WorkMotion vous permet de recruter dans le monde entier en un clic. Nous vous aiderons à embaucher parmi un vivier mondial de talents et à intégrer votre futur personnel en trois jours seulement. En outre, nous assurons des paiements sécurisés et ponctuels dans une devise étrangère, un ensemble d'avantages sociaux adéquats, dans le respect total des réglementations.

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Qui est l'employeur - WorkMotion ou sommes-nous l'employeur ?

WorkMotion est l'employeur, pas votre entreprise.

Employer des talents à l'étranger est lié à plusieurs risques de conformité : au niveau de l'entreprise (établissement permanent), et liés directement à l'employé (impôts sur l'emploi, sécurité sociale, droit du travail).

Les clients de WorkMotion ne veulent pas assumer ces responsabilités. WorkMotion peut leur donner accès à un réseau mondial d'entités juridiques de WorkMotion dans plus de 140 pays. Ces entités juridiques embaucheront alors vos talents, c'est-à-dire que vos employés recevront un contrat de travail par l'entreprise locale. L'entreprise locale assume toutes les responsabilités d'un employeur :

  • l'émission du contrat de travail
  • mise en place de la paie
  • les enregistrements locaux de l'employé auprès des autorités
  • calcul de la paie mensuelle
  • les paiements au salarié (=salaire), aux administrations fiscales, à la sécurité sociale, etc.
  • veiller au respect de la réglementation locale en matière de travail
  • etc.

Les contractants existants peuvent-ils être intégrés à WorkMotion ? Resteront-ils des contractants ou deviendront-ils des employés ?

Actuellement, nous ne proposons pas la gestion (par exemple, les paiements, le suivi du temps de travail, les contrats) des contractants.

Dans le cas où vous souhaitez convertir les contractants en employés, ce n'est évidemment pas un problème pour nous.

Y a-t-il des différences/avantages/risques accrus à employer des personnes dans l'UE ou ailleurs ?

Non.

WorkMotion couvre plus de 140 pays et nous traitons tous les engagements de la même manière, indépendamment du pays.

Les pays, bien sûr, varient parfois en termes de réglementation du travail (par exemple, la France par rapport aux États-Unis) ou d'avantages statutaires.

Qui supporte les risques, coûts ou réclamations juridiques ?

WorkMotion (dans la plupart des cas).

WorkMotion est votre partenaire de conformité pour l'emploi à l'étranger. Nous assumons la plupart des risques liés à l'emploi de vos talents.

En revanche, en cas de licenciement, les "conséquences financières" (par exemple, les indemnités de licenciement, etc.) sont à votre charge. (veuillez également vous référer à nos conseils sur les résiliations).