Comment les services d'enregistrement des employeurs se conforment au RGPD

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Les gérants d'entreprise doivent naturellement consacrer beaucoup de temps et de ressources pour s'assurer que chaque aspect de leur entreprise fonctionne sans heurts et efficacement. Il est de plus en plus difficile d'assurer un fonctionnement harmonieux dans une économie mondiale. Les progrès technologiques ont permis aux entreprises de toutes tailles de se développer facilement au-delà de leur territoire local ou national et de s'implanter sur les marchés internationaux. Cependant, ces expansions s'accompagnent de leurs propres problèmes et défis, dont certains peuvent être suffisamment décourageants pour que de nombreux gérants de petites entreprises ne puissent se développer. C'est là qu'intervient un Employer of Record (EOR).

Source: Closing the Skills Gap Report

Qu'est-ce qu'un Employer of Record (EOR)?

Un Employer of Record (EOR) est un service tiers qui aide les entreprises à relever les nombreux défis liés à l'entrée sur les marchés étrangers et à l'emploi de travailleurs dans le monde entier. Une EOR aide les entreprises à se développer, à recruter, à gérer et à payer leur main-d'œuvre à l'international par l'intermédiaire d'un fournisseur unique. Les tâches difficiles telles que les solutions de paie internationale, les ressources humaines et la conformité juridique, et la gestion des risques sont autant de services qu'un EOR peut prendre en charge.

Pour de nombreuses entreprises qui emploient des personnes dans le monde entier, le respect des nombreuses lois internationales sur l'emploi est le plus grand obstacle à surmonter. Le respect des lois de chaque pays (et même de chaque État ou région) peut être si complexe que votre entreprise risque de passer à côté des nombreux avantages liés à l'emploi à l'étranger.

L'objectif principal d'un Employer of Record est de surmonter les obstacles réglementaires et financiers auxquels une entreprise est confrontée lorsqu'elle emploie des travailleurs à l'international. Le défi que représente le respect des règles en matière de visa, d'emploi et de salaires peut constituer un obstacle important à l'expansion des entreprises dans les zones étrangères. L'établissement, l'enregistrement et la tenue d'un registre de paie local peuvent être coûteux et exiger beaucoup de ressources. Cependant, pour la plupart des entreprises qui pénètrent un nouveau marché, ou pour les entreprises qui ne disposent pas de ressources humaines illimitées, une EOR est la solution idéale. L'Employer of Record veille à ce que la complexité, le coût et le risque de non-conformité de l'emploi local soient gérés et qu'il n'y ait aucune raison de risquer de violer les diverses réglementations en matière de travail, de fiscalité et d'emploi. Cela inclut de nouvelles lois complexes de conformité telles que le RGPD.

RGPD et ce que cela signifie pour votre entreprise

Le 25 mai 2018, la législation européenne en matière de protection des données a subi son plus grand changement depuis deux décennies. Le règlement général européen sur la protection des données (RGPD) sera le nouveau cadre européen pour les lois sur la protection des données. Le RGPD remplace les lois de 1995 sur la protection des données et aura un impact sur la manière dont les entreprises peuvent traiter leurs données. Toutes les entreprises qui contrôlent ou traitent des données personnelles relèveront de la compétence du RGPD. Toutes les données (un élément d'information qui peut être utilisé pour identifier un individu) et les données sensibles (y compris les opinions génétiques, religieuses et politiques, l'orientation sexuelle, etc).

Les critères spécifiques pour que les entreprises se conforment au RGPD sont les suivants :

  • Une présence dans un pays de l'UE.
  • Pas de présence de l'UE, mais la société traite les données personnelles des résidents de l'UE
  • Plus de 250 employés
  • Moins de 250 employés, mais son traitement des données affecte les droits et libertés des personnes concernées ou implique certains types de données personnelles sensibles. Cela signifie que presque toutes les entreprises sont soumises au RGPD.

Le texte complet du RGPD contient 99 articles qui énoncent les droits des personnes et les obligations des entreprises concernées par le règlement. Il incombera clairement aux entreprises d'obtenir le consentement implicite des personnes sur lesquelles elles collectent des informations, tout en permettant aux individus d'accéder plus facilement aux informations que les entreprises détiennent à leur sujet. Le RGPD contient des dispositions qui obligent les organisations à protéger la vie privée et les données personnelles des citoyens de l'UE lors de transactions qui ont lieu n'importe où dans les États membres de l'UE. Parallèlement, le RGPD réglemente également l'exportation de données personnelles vers des pays extérieurs à l'UE, ce qui en fait une préoccupation véritablement mondiale. En bref, les entreprises, quel que soit leur secteur d'activité, qui opèrent en dehors de l'UE mais qui font affaire dans l'UE devront se conformer à la DPA à partir du 25 mai 2018.

Utilisation d'un EOR pour gérer le RGPD

Les normes du RGPD sont élevées et les amendes et pénalités pour les infractions au RGPD sont encore plus élevées. Pour assurer une conformité totale, la plupart des entreprises concernées devront faire des investissements importants pour respecter et maintenir les règlements du RGPD. Le RGPD peut prévoir de lourdes sanctions en cas de non-respect. Une violation du RGPD peut entraîner une amende pouvant atteindre 20 millions d'euros ou 4 % du chiffre d'affaires annuel mondial (la plus élevée des deux sommes). On estime que le non-respect du RGPD pourrait entraîner pour les entreprises du FTSE 100 des amendes allant jusqu'à 5 milliards de livres sterling par an, rien que la première année. Pour y remédier, une enquête de PWC a révélé que 68 % des entreprises américaines prévoient de payer entre 1 et 10 millions de dollars pour se conformer au RGPD, tandis que 9 % d'entre elles s'attendent à ce que le coût dépasse 10 millions de dollars.